Usando RPA em Finanças e Contabilidade: Benefícios e Desafios de sua adoção.
Finanças, com seus departamentos de contabilidade e compras, atende a ambos os critérios.
Como função de negócios, é famoso por tarefas repetitivas e demoradas, como entrada de dados, relatórios, verificação cruzada e manutenção de registros, que são dados perfeitos para bots de RPA.
Por outro lado, a maioria dos processos é mais ou menos estruturada e baseada em regras, pois
quase não há exceções ou tomadas de decisão humanas envolvidas.
A melhor coisa sobre a automação de processos robóticos é que você verá um retorno do
investimento quase imediatamente, assim que o RPA for implementado. Considerando a
configuração relativamente fácil, como os robôs não se integram fisicamente aos seus sistemas
de informação, agiliza sua adoção, sem prejudicar.
Aqui estão os possíveis benefícios:
Métricas operacionais e SLA aprimorados
Menos erros e melhor conformidade
Maior produtividade
Redução de custos
Você pode aproveitar métricas como Dias a pagar pendentes, Dias de vendas pendentes, Dias de
estoque e muito mais…
Os robôs de software podem executar processos comuns como processamento de faturas de
ponta a ponta, 24 horas por dia, 7 dias por semana e sem erros.
Sua equipe gastará menos tempo em operações de rotina, economizando horas para criar
estratégias e tarefas que agregam valor.
E não se trata de redundância de pessoal: você terá menos rotatividade devido ao esgotamento
e, consequentemente, menores custos de contratação.
RPA simplificará os principais processos financeiros, mitigando os riscos de segurança e
regulamentação de dados.
Todas as plataformas modernas de RPA oferecem soluções que resolvem problemas de extração
de dados e integração de sistemas.
Vamos olhar 10 casos de uso de RPA mais populares em finanças e contabilidade:
#1. Contas a receber
Além de eliminar as lacunas de caixa, o RPA pode ajudar a inserir informações, poupando os
contadores de fazer malabarismos com vários sistemas de informação.
E há mais!
Aqui está uma lista de possíveis tarefas e processos de contas a receber que podem se
beneficiar da automação inteligente:
• Configuração e gerenciamento de dados do cliente
• Extraindo informações do cliente de diferentes fontes
• Cotação de vendas e geração de entradas
• Geração e distribuição de faturas
• Aplicação em dinheiro
• Acompanhamento de crédito do cliente
• Resolução de disputas
• Acompanhamentos, lembretes e cobranças
• Gestão de risco de crédito
• Estorno
#2. Contas a pagar e obter para pagar
Os robôs de software podem direcionar as faturas ao membro da equipe responsável por sua
aprovação e configurar lembretes. Eles também podem combinar o pedido de compra com a
fatura, compará-los e sinalizar as incompatibilidades (se houver) para revisão.
Aqui estão alguns exemplos do que o RPA pode fazer em contas a pagar e adquirir para pagar:
• Verificação e configuração do fornecedor
• Entrada de pedido de compra
• Extrair dados de faturas e pedidos de compra
• Processamento de fatura de fornecedor
• Verificação cruzada de faturas com pedidos de compra
• Preparar e/ou efetuar pagamentos
• Validação e conciliação de pagamentos
• Auditoria de conformidade de despesas
• Monitoramento de duplicatas
• Respondendo a perguntas de fornecedores
#3. Reconciliações entre empresas (ICR)
Um bot pode simplificar esse processo ao adquirir e verificar facilmente dados transacionais de
qualquer fonte, aprovando automaticamente todos os registros correspondentes e notificando
sobre discrepâncias.
Ao adotar o RPA, você pode automatizar e otimizar as seguintes tarefas e operações:
• Extrair ou recuperar dados de arquivos
• Procurar por declarações relacionadas em sistemas ERP
• Comparar saldos
• Procurar faturas ausentes e enviar e-mails para clientes
• Discrepâncias de relatórios
• Encaminhar relatórios para o controller de negócios
• Criando entradas de diário
#4. Gestão de inventário
Estas são as tarefas que os bots de software podem realizar sem pestanejar:
• Monitoramento de inventário
• Notificação sobre baixos níveis de estoque
• Encomendar produtos quando os níveis de estoque atingem um limite
• Colocação e aprovação de pedidos de estoque
• Previsão de níveis de estoque ideais
• Atualização de sistemas ERP e WMS
• Relatórios e acompanhamentos
• Rastreamento de remessas
#5. Despesas de viagem
Quando se trata de viagens de negócios, os bots RPA podem facilitar muito trabalho manual
para viajantes e contadores, criando uma melhor experiência para os funcionários. Eles podem
extrair e ler dados de todos os tipos de recibos, verificar se eles se qualificam como uma
despesa comercial e envolvê-los em relatórios de despesas precisos – e tudo isso com zero
tempo gasto por parte dos funcionários envolvidos.
• Inserção de registros de despesas e verificação de acordo com as políticas e legislação
da empresa
• Agregar dados em relatórios de despesas
• Criação de contracheques e gerenciamento de benefícios e reembolsos
• Alerta em caso de violações de política ou discrepâncias de dados
#6. Folha de pagamento
Falando em folha de pagamento, os bots ajudam a evitar atrasos e imprecisões no pagamento,
fazendo entrada de dados, validação de planilhas de horas e cálculos de deduções.
Eles podem até extrair dados de listas em papel que ainda estão em uso em alguns países.
Estes são os casos de uso com os quais o RPA pode ajudá-lo:
• Extração de dados de funcionários
• Verificação de dados em sistemas de informação (dias de doença, viagens de negócios,
planilhas de horas)
• Geração e aprovação de planilhas de horas
#7. Impostos
Embora a parte principal desse processo de negócios ocorra no software de conformidade fiscal,
as equipes financeiras ainda realizam cálculos provisórios que levam tempo.
Os robôs RPA podem automatizar essa parte assumindo:
• Coleta de dados para responsabilidade fiscal
• Criação de base tributária
• Preparando relatórios
• Atualizando pastas de trabalho de declaração de imposto
• Envio de relatórios às autoridades fiscais
#8. Tesouraria
O mesmo para a gestão de tesouraria: embora existam sistemas de informação bastante
sofisticados, a entrada de dados inicial é muitas vezes realizada manualmente. Os bots podem
extrair e transformar dados em um formato que um sistema de tesouraria pode processar e
ainda mais:
• Extraindo e formatando dados
• Atualização dos sistemas de tesouraria
• Envio de relatórios
• Atualizações da contabilidade geral
#9. Relatório financeiro
Uma maneira segura de monitorar o desempenho financeiro é acompanhar os lucros e as perdas
diariamente. No entanto, atualizar os relatórios de P&L manualmente é tedioso e demorado.
O RPA pode tirar essa tarefa dos seus ombros e gerar relatórios imaculados em tempo real.
Essa automação inteligente tornará seus processos de negócios mais transparentes e garantirá a
precisão das previsões financeiras.
Existem muitos processos de relatórios em que o RPA pode ser útil:
• Balancete e balancetes
• Declaração de rendimentos
• P&L
• Análise de variação
• Processos de fechamento financeiro
• Relatórios regulatórios/de gestão
#10. Planejamento e previsão financeira
Quanto ao planejamento e previsão, os bots podem ajudar em tarefas como carregar saldos
para sistemas de planejamento e criar relatórios de variação.
Com base nessas informações e dados históricos, as modernas plataformas de RPA também
podem fornecer previsões e ajudar a melhorar o planejamento financeiro.
A função Fiscal está repleta de processos rotineiros que ainda estão sendo executados
manualmente para a elaboração de relatórios e arquivamento de informações exigidas por lei.
Sistemas e processos financeiros díspares para muitas organizações geralmente criam um
desafio na coleta e reconciliação de dados relacionados a impostos.
Conclusão
Os casos de uso que mencionamos aqui abrangem a maioria dos processos de negócios
relacionados a finanças e contabilidade.
Isso significa que qualquer departamento financeiro com grandes volumes de processos
executados manualmente pode se beneficiar da transformação digital mesmo sem mudanças
drásticas na sua infraestrutura.
E essa é a essência da automação inteligente com RPA:
Você pode criar um atalho para melhorar a produtividade e, permitir que as pessoas executem
tarefas mais complexas e estratégicas que geram valor.
Se você quiser conversar sobre casos de uso específicos no departamento financeiro e contábil
de sua empresa e, ver o RPA em ação, entre em contato para agendarmos uma demonstração.
Será imenso prazer ajudá-lo a estimar o ROI e, fornecer qualquer outra consulta que desejar.
