Um dos grandes desafios dos gestores comerciais relaciona-se, entre outras, com a questão polêmica dos vendedores e a fundamental necessidade de contarem como estão seus relacionamentos com o mercado alvo.
Entre em contato e será um imenso prazer fazer a sinergia para que seus resultados aconteçam, ok?
Relatório de Vendas – POLÊMICA NAS VENDAS
por Daiane Schmitt
Em vendas não é diferente quando o assunto é relatórios de vendas.
De um lado, os gerentes pedem – e, em certos casos, obrigam – a equipe a fazer relatórios.
De outro, alguns vendedores boicotam o processo ou fazem de má vontade.
O mais curioso é que não dá para negar que tanto quem é a favor quanto quem é contra tem razão.
Imagine preencher um calhamaço de informações e depois tudo isso não ser utilizado pela gerência?
E veja também o outro lado, o do gerente, que precisa analisar as informações, mas o relatório simplesmente não é entregue ou tem dados incompletos que impossibilitam a análise?
Há alguns meses, perguntamos para os nossos leitores se eles achavam que fazer relatórios de vendas ajudava ou se era apenas uma dor de cabeça. Várias respostas foram enviadas para a Redação e a discussão calorosa nos instigou a fazer esta matéria.
Será mesmo que fazer relatórios é inútil?
Ou o problema está na falta de compromisso dos vendedores, que não se empenham em preencher as informações?
Segundo ele, muitos vendedores não gostam de preencher os relatórios porque as empresas não sabem repassar a importância deles internamente para os profissionais.
Isso torna o processo cansativo; afinal, ninguém quer gastar tempo preenchendo algo que não será utilizado para coisa alguma.
Frazão, entretanto, é categórico: “Apenas as empresas que não desejarem aumentar as vendas e quiserem perder espaço para a concorrência não precisam, em hipótese alguma, se preocupar com relatórios”.
Ele, entretanto, vai além e destaca que muitos profissionais também pecam por falta de compromisso em relação ao trabalho.
“Como o vendedor está diante dos clientes, tem o dever de repassar a informação o mais rápido possível.
Até porque, se ele passou os dados, depois tem o direito de cobrar da empresa informações que sejam importantes para o seu trabalho.
É preciso que os vendedores tenham compromisso.
Hoje, eles não têm paciência para fazer o relatório, mas é uma questão de método de trabalho.
Ao terminar o contato com o cliente, é preciso anotar as informações-chave para preencher o relatório depois”, considera Mäder.
Gustavo Andrade atuou durante anos em consultoria na área de vendas até assumir, em 2010, a gerência do suporte comercial da área de serviços da Scania.
Aliando suas experiências na consultoria com a nova realidade da multinacional, ele diz que os relatórios devem ser usados tanto pela gerência como pelos vendedores.
O motivo é que normalmente os relatórios especificam alguns indicadores-chave de sucesso, que surgem do cruzamento de informações geradas diariamente pelos vendedores.
“Mas isso não significa que a empresa necessariamente dependa desse tipo de sistema para gerenciar seu negócio”, assegura.
Se você não leu ou gostaria de ler novamente, ao fim desta matéria, acesse o VM Plus do site: http://www.vendamais.com.br.
“Isso deve fazer parte da cultura de qualquer companhia e do vendedor.
Minha empresa desenvolve sistemas de inteligência em vendas e temos vários casos de aumento dos negócios pelas informações que os vendedores alimentam no sistema de forma rápida, simples e objetiva”, destaca.
Como, então, fazer um relatório útil para a empresa e para o vendedor?
De acordo com Paulo Araújo, não existe um modelo único, já que as necessidades da companhia devem ser analisadas caso a caso.
A primeira dica é reunir gerente e vendedores para, juntos, definirem quais são as informações necessárias sobre seus clientes e o que poderá ajudar nas futuras negociações.
Afinal, vendedor algum quer ser cobrado por um relatório que não vai ser utilizado nem os gerentes gostariam de receber informações atrasadas ou incompletas.
“Se não funciona, é uma cobrança que só gera estresse e frustração”, comenta Araújo.
“Mas é importante salientar que, se a empresa não tem como tabular os dados ou não possui tempo nem intenção de dar um feedback aos vendedores sobre os relatos, é melhor nem fazer”, revela Araújo.
“A companhia deve evitar o papel e fazer uso de sistemas que já tabulem as informações. Assim, fica mais fácil treinar a equipe para entender e tomar atitudes que tragam novos resultados”, aconselha Araújo.
Um bom relatório de vendas precisa
Além disso, na opinião de Araújo, toda e qualquer informação que não possa ser tabulada acaba se tornando inútil, por mais importante que possa parecer. “O campo ‘observações’ é uma festa para divagações”, avalia.
Para evitar que os relatórios fiquem com dados muito genéricos ou sejam irrelevantes, Frazão aconselha a contratação de um especialista ou consultor para elaborá-lo.
“Ter bom-senso, estabelecer critérios, envolver pessoas de outras áreas da empresa e, por fim, se perguntar: ‘Essa informação será utilizada para quê?’”, são as dicas de Frazão na hora de desenvolver o relatório.
Padronize os campos
É claro que esse relatório sugerido não fecha para todos os tipos de vendas nem pode ser seguido à risca, mas é uma ideia de como um relatório pode ser feito:
Para não perder tempo ao preencher o relatório, ele aconselha que os vendedores não coloquem informações que não vão agregar valor ao relacionamento com o cliente, como: “Fiquei esperando duas horas na sala da recepção” ou “A secretária não foi nada agradável”.
Um destaque especial, de acordo com Mäder, deve ser dado às reações do cliente depois da visita do vendedor e também é importante pensar em quais serão os próximos passos que a empresa precisa dar para estreitar o relacionamento, bem como quem (setor ou departamento), além do comercial, vai precisar apoiar esse futuro contato – que pode ser amanhã, daqui a uma semana, um mês, etc.
Para sinalizar a sensação do cliente, Mäder sugere que o vendedor indique, por exemplo, se está quente (curto prazo), morno (médio prazo) ou frio (sem perspectivas ou a longo prazo).
“Isso vai gerar a administração do esforço de vendas, planejando as ações necessárias e o tempo previsto x a disponibilidade para dar a atenção que o vendedor precisa em seu desafio de gerar oportunidades, fechar negócios e direcionar o esforço dele e da empresa para atingir as metas previstas a longo prazo”, acrescenta.
Não se esqueça dos clientes
Muitos relatórios pecam ao esquecer que o cliente deve ser levado em consideração na hora de serem feitos.
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De acordo com Mäder, é preciso medir o grau de envolvimento do consumidor, tanto em relação ao vendedor quanto em relação à empresa, para verificar se alguém está falhando.
Com os relatórios que preenche, ele consegue fazer um acompanhamento sistemático dos seus clientes, mapeando o consumo deles para poder fazer abordagens mais pertinentes e oferecer produtos novos a quem ainda não consome.
Há mais de 20 anos, ele utiliza relatórios para nortear suas ações como vendedor.
Seus relatórios contêm informações, como:
Conscientize
De acordo com Gustavo Andrade, a empresa tem de fazer mensalmente reuniões de análise dos indicadores para procurar desvios e, logicamente, propor planos de ações.
Outro detalhe importante é o cadastramento de dados corretos no relatório.
“É possível conscientizar os vendedores sobre isso por meio de palestras, reuniões e exemplos reais de casos em que os dados foram preenchidos erroneamente e causaram danos à empresa. Isso é uma questão de capricho, atenção aos detalhes e educação corporativa”, comenta Frazão.
Wagner Gonsalez é coordenador da área de vendas na Tector, empresa que desenvolve projetos de equipamentos para a transmissão e o controle de força mecânica, em Santo André, SP.
Ele é adepto dos relatórios de vendas por acreditar que auxiliam a empresa em sua estratégia e planejamento.
Para que todos tenham consciência da importância do relatório, Gonsalez acredita que o vendedor precisa saber o motivo e a importância de cada item lá contido.
Ele também aconselha que haja discussões em equipe para avaliar se todos aqueles dados são realmente necessários.
“Depois dessa cultura integrada, notei que todos colaboram e realizam os relatórios”, comenta.
Na Tector, os vendedores preenchem um relatório chamado (Fato, Causa, Ação), com o qual Gonsalez se baseia para tomar decisões em relação ao cliente e ao vendedor.
“É um relatório mensal que sempre nos auxilia a medir desempenhos regionais”, declara.
Outro relatório utilizado pela empresa é com base na ferramenta 5W2H.
A técnica consiste em realizar, sistematicamente, sete perguntas sobre a venda efetuada ou em processo:
“What?”, “Who?”, “When?”, “Why?”, “Where?”, “How?” e“How much?”, que em português significam, respectivamente: o quê, quem, quando, por quê, onde, como e quanto custa. “Com o preenchimento correto, consigo fazer uma ponderação de novas prospecções e futuras aplicações dos produtos”, comenta.
“Alguns consumidores, às vezes, perdem materiais ou tempo por falta de conhecimento ou pela ausência de uma solução. Dessa forma, inovamos e oferecemos o produto ideal a esses clientes, pois os preços serão vantajosos a eles quando se pensar na economia ou na maximização de suas capacidades”, afirma o coordenador.
Após as análises, ele aconselha que se preencha um relatório e veja quanto tempo é gasto com isso.
“Afinal, cobrar 200 relatórios quando só é possível fazer 100 é irracional”, revela.
Avaliada essa etapa, Gonsalez sugere que o coordenador sente-se com a equipe e, de forma participativa, peça que eles incluam, alterem, opinem sobre o relatório e justifiquem as importâncias e necessidades.
“Depois, coloque o relatório em prática com um ou dois vendedores. Se funcionar, replique aos demais”, ensina.
Com o relatório, é possível comparar a efetividade das vendas, verificar em que o vendedor possui mais dificuldade e, a partir daí, oferecer treinamentos mais específicos, pode identificar movimentos da concorrência por região, verificar se a carteira de clientes está recebendo a quantidade necessária de visitas e no tempo certo, etc.
“Além disso, é importante que o gestor faça suas cobranças e direcionamentos em cima das informações que estão no sistema. O gestor precisa aprender a gerenciar pelo método definido. Nas consultorias que fazemos, noto que, em muitos casos, as vendas aumentam só com a informação organizada que gera ação”, destaca.
“Em determinada região, o concorrente maior era Y, em outra, Z. Assim, montamos campanhas e treinamentos específicos para combater cada concorrente em cada cliente, de acordo com seu potencial de compra. O resultado foi que, em pouco tempo, as vendas para clientes considerados inativos aumentaram consideravelmente.
Informação sem ação é o mesmo que nada!”, comenta o consultor.
Sua relação com os relatórios vai mal?
Veja quais podem ser os motivos!
Opinião contrária
“Os relatórios focam o controle, e não o processo sistemático comercial complexo. Os vendedores podem mentir à vontade e ninguém perceberá, porque é só burocracia inútil, sem qualquer agregação de valor”, aponta.
“Com os indicadores, é possível mensurar quantas visitas ele fez e em que fase comercial entre quatro – atendimento, abordagem, negociação e fechamento – terminou o contato.
Não me interessa a historinha, me interessa com quantos clientes ele está trabalhando e em que fase do processo parou para que eu, como gestor, saiba exatamente o resultado.
Quando a gente faz uma reunião, eu pergunto: ‘Onde você parou?’.
Se ele me diz que parou em abordagem,isso significa que não fez negociação nem fechamento”, afirma.
“Aí,você tem um gráfico do vendedor, e não relatórios. Em cada gráfico,há uma grandeza e você pode ver a conversão. Relatórios remetem sempre a planilhas, podem até ter números, mas vêm sempre com uma historinha que ninguém lê”, finaliza.
10 vantagens de fazer um relatório