Seu processo de compras trabalha por você? Você, profissional do setor de Compras aí na organização, ainda conduz suas cotações com planilhas, e-mails, telefonemas e/ou whatsapp dispersos e diversos controles paralelos?
Imagine um fluxo em que, a partir do momento em que alguma pessoa do setor de compras (seja você ou outro profissional), após revisar e aprovar aquela nova solicitação/requisição de outro setor que chegou e entrou em seu sistema de compras, passe a contar com uma solução inteligente que conduz cada etapa da compra, aplique critérios, rastreabilidade e suporte para análise de orçamentos e propostas de fornecedores.
E mais, após esse passo a passo operacional (vamos chamá-lo de PRÉ-COMPRAS) que sabemos muito bem, consome grande esforço de trabalho e tempo, reúna todas as propostas daquele solicitação (e, tanto faz ser produtos e/ou serviços) faça uma análise comparativa, escolha as melhores, aguarda sua aprovação final e formaliza ao fornecedor vencedor o pedido fechado.
Eu e meu parceiro especializado em tecnologia queremos te apresentar uma solução de automação desenvolvida para transformar a rotina do comprador em um processo ágil, estruturado, tático e estratégico.
Veja como funciona na prática, momento a momento:
1. Solicitação/requisição aprovada em Compras:
A solicitação/requisição acaba de ser revisada e aprovada na entrada, tanto por você ou outra pessoa lotada no setor de compras. À partir daí a solução entre em ação para:
2. Encontrar os fornecedores em segundos:
Ao aprovar que recebeu a solicitação/requisição (seja de produto e/ou serviço), a solução cruza automaticamente as informações com a base de fornecedores homologados, históricos de fornecimento ou outros critérios objetivos que o setor de compras considera importante (categoria, desempenho anterior, SLA, localização, certificações, etc.) e separa os aprovados, por exemplo, entre 3 a 6 fornecedores mais aderentes à demanda — eliminando escolhas subjetivas e reduzindo riscos.
3. Enviar solicitações de orçamento:
A solução gera automaticamente a solicitação de cotação, incluindo:
- Especificações completas da requisição
- Quantidades e condições
- Prazo final para retorno da proposta/orçamento
- Anexos técnicos necessários
- Outros critérios como código de ética, compliance, etc.
Cada fornecedor recebe as informações padronizadas, que garantem clareza e igualdade de condições. Essa solicitação de cotação pode ser enviada diretamente por e-mail, whatsapp e SMS, por exemplo.
4. Analisar propostas com a Matriz de Decisão integrada:
Assim que os orçamentos retornam (seja por e-mail, telefone, whatsapp – seja texto ou áudio – e/ou SMS, a solução organiza as informações e aplica a Matriz de Decisão Integrada, ao considerar critérios pré-definidos como preço, prazo, qualidade, histórico de performance, capacidade técnica e condições comerciais, por exemplo.
Nada de planilhas manuais.
Nada de comparações subjetivas.
5. Identificar automaticamente os melhores fornecedores:
Ao final da análise, o sistema apresenta os 3 fornecedores mais bem avaliados, com suas notas detalhadas e justificativas baseadas nos critérios estabelecidos.
6. O comprador decide — com segurança e senso tático e estratégico:
A decisão final continua sendo humana.
Mas, agora é baseada em dados estruturados, comparativos claros e histórico consolidado, qual é o fornecedor vencedor. E, caso o critério para fechamento esteja sob sua alçada direta, basta você aceitar e o avanço acontece. Caso o critério necessite de aprovação superior, será encaminhada para a ação e, ao retornar, você aceita e o avanço prossegue.
7. O Pedido de compra é gerado de forma automática:
Selecionado o fornecedor vencedor, o pedido fechado é emitido com todas as informações da requisição e da proposta aprovada — reduzindo retrabalho, erros de digitação e desalinhamentos comerciais.
Vale comentar que independente do meio de contato com o fornecedor – seja por e-mail, whatsapp, telefone, SMS – todos estarão sendo reunidos dentro dessa negociação, ainda que ocorra mudança do meio durante os contatos e conversas realizadas.
Os ganhos são claros:
✔ Redução de tempo no ciclo de compras
✔ Ganhar tempo em busca de melhores negociações diretamente com os vendedores
✔ Padronização da parcela mais crítica do processo de compras
✔ Maior transparência e rastreabilidade
✔ Decisões mais técnicas e menos subjetivas
✔ Redução de custos por melhor comparação e negociação
✔ Mais qualidade nas escolhas
Interessou? Será que vai te ajudar nessa rotina?
Para que possamos – meu parceiro desenvolvedor e eu – compreender e oferecer essa melhoria em seu processo, preciso de sua resposta para algumas questões:
a) Quantas solicitações/requisições dão entrada por dia no setor de compras?
b) Quantas pessoas trabalham no setor de compras atualmente?
c) Atualmente, quanto tempo da sua rotina hoje é consumido por tarefas operacionais (como as acima) que poderiam ser automatizadas?
d) Quanto risco existe em análises feitas sob pressão?
IMPORTANTE:
Essa solução não substitui o comprador.
Ela libera os profissionais de compras para atuar de forma mais tática e estratégica ao poderem negociar melhor, analisar riscos e gerar economia real.
Se você sente que sua rotina poderia ser mais ágil, estruturada, tática e estratégica, talvez este seja o momento de aprimorar seu processo atual.
O que você precisa fazer agora?
Apenas me enviar por e-mail ou whatsapp ou telegram as respostas para as quatro questões acima.
Vamos avaliar e te convidaremos (e, caso queira, trazer outros profissionais envolvidos) para uma conversa direta e objetiva, para juntos, transformar sua operação de compras em um fluxo inteligente, automatizado e orientado a resultados efetivos.
