Compras e Fiscal: um conflito a ser eliminado. Adote a solução TIC de RPA.
Entre as várias atividades do setor de Compras, que sabemos serem BEM elevadas e, cá entre nós, de extrema e vital importância para os resultados positivos que se busca, algumas extrapolam sua função.
Vamos explorar uma dessas atividades, que geram conflitos e acabam por prejudicar tanto as atividades do setor, quanto a empresa.
Estamos a falar do conflito entre os setores de Compras e o Fiscal, quando a atividade se refere aos arquivos XML das notas fiscais recebidas de fornecedores. São arquivos que contém as pré-notas das compras fechadas e, prestes a serem despachadas para a empresa.
O que são os arquivos XML?
O XML, sigla para eXtensible Markup Language, é um tipo de linguagem de marcação que define regras para codificar diferentes documentos.
É muito utilizado para a criação de Notas Fiscais Eletrônicas, também chamadas de NF-e, por armazená-las e ainda garantir uma assinatura digital.
Esse tipo de arquivo entrou em uso nos anos 1990, para apresentar uma forma prática de troca de informações pela Internet que traz a flexibilidade do SGML com a simplicidade do HTML.
O princípio do XML é que ele pode ser lido por diversos tipo de software assim como se integra com inúmeras linguagens de programação, o que facilita sua leitura e escrita.
Como ocorre esse conflito entre Compras e Fiscal?
Sabemos que toda e qualquer empresa é um SISTEMA. E, como tal, é fundamental que haja equilíbrio e fluidez entre todos e cada um de seus setores, para se alcançar LUCRO AMPLIFICADO.
Existem várias atividades que acontecem em cada um desses setores. Cada uma delas demanda trabalho (esforço e tempo). E, uma dessas está diretamente relacionada a essa questão dos ARQUIVOS XML.
O conflito então, está a se definir, qual desses dois setores é ou será responsável para realizar essa atividade. Há um passo a passo que deve ser feito. É, uma rotina. Uma rotina que se repete todos os dias. E, a depender do volume de negócios, várias vezes ao dia.
PRONTO!!!! CONFUSÃO NA CERTA, CONCORDA?
O que acontece? Ambos estão a trabalhar em suas várias atividades. Essa atividade têm que ocorrer. E mais, dentro de um prazo. Prazo esse, que é curto. Curto para que essa nova informação esteja disponível dentro do ERP, para que providências e ações aconteçam e garantam, a quem necessitar, poder acessar e utilizá-la.
Algumas empresas definem (ou não) essa atividade e em qual setor deve ser realizada.
Exemplos dessa realidade:
- Aqui na empresa é o setor de Compras. Pegamos no ERP o XML da nota e, enviamos para o Fiscal. Depois, entramos no sistema para então finalizar a pré-nota.
- Na nossa empresa, o setor que faz essa atividade é o Fiscal.
- Há um assistente de compras que executa a rotina de conferir e, carregar as notas fiscais no ERP.
- Quem é responsável é uma pessoa da nossa Central de Notas. Esse setor trabalha dentro da Logística.
São vários os conflitos que essa simples e fundamental atividade gera. Já ouvi histórias de compradores que pediram demissão, por não concordarem em terem que realizá-la. E, profissionais do Fiscal que alegam que como poderiam saber se essa compra chegou, se não for feita pelo setor.
E, assim, convive-se com esse conflito. Nada produtivo, concorda?
Como eliminar esse conflito de forma definitiva e com total segurança?
É aqui que entra a adoção de solução RPA – Robot Process Automation – que resolve de maneira automatizada cada passo e etapa dessa simples, importante e estressante (veja acima) atividade.
Com RPA, fica garantido que a atividade será realizada, numa sequência inteligente, dentro dos parâmetros e padrões determinados.
É o fim do “Compras não é Fiscal!” ou “Compras é estratégia e negociação, não controle fiscal!”
Será que isso acontece aí na sua empresa?
Será que outras atividades similares, seja em Compras como no Fiscal, ou na Administração, Financeiro, Jurídico, Controladoria e outros setores…
Há conflitos desgastantes para as pessoas, que possam ser eliminados, com garantia de acontecerem, com um simples aperto de botão?
Quer saber se vai funcionar para seu setor e empresa?
Entre agora em contato e agende uma breve apresentação.
RPA é tecnologia inteligente, para libertar as pessoas para atividades mais nobres e valiosas.
