Garanta o registro de cada movimento financeiro

09/03/2025

Garanta o registro de cada movimento financeiro em sua empresa. É mais fácil e econômico do que imagina.

Pense nos seguintes cenários que fazem parte do dia-a-dia:

Diretoria:

Precisa analisar todos os gastos ocorridos, até máximo no dia seguinte, para avaliar o Fluxo de Caixa, definir e aprovar ou rejeitar orçamentos; possui pouca noção gerencial dos custos e ainda paga os funcionários por tempo útil desperdiçado.

Financeiro:

Precisa cobrar cada um e todos aí na empresa para que entreguem os relatórios a tempo; tem o dever de conferir notinha por notinha e o fechamento é um verdadeiro e estressante caos.

Vendedores:

Em suas rotinas de contatos e visitas, gera várias notas e comprovantes, tanto na jornada local quanto e, principalmente, durante as viagens e, com isso, leva horas para preencher os relatórios que acabam por ocupá-los nessa necessária burocracia … ao invés de estar com clientes.

Para uma empresa com 25 pessoas e que solicitam reembolsos:

Gasta-se aproximadamente 1.200 horas/ano só em atividade de prestação de contas. Perde em média R$ 28.500,00/ano em um processo manual e, gasta cerca de 34 kg de papel/ano com relatórios impressos. E, ainda corre o risco de ocorrência de fraudes, gastos com correios e armazenamento físico, entre outras.

O que tudo isso impacta?

Acarreta perda de tempo e produtividade tanto dos profissionais quanto da diretoria, aumenta o risco de fraude, diminui a importância dos controles, provoca difícil gestão a médio e longo prazo e, o mais impactante, a insatisfação de todos os envolvidos no processo, seja pelas atividades obrigatórias repetitivas, seja pelo estresse das cobranças e dos prazos a serem respeitados.

Além do delicado efeito que se espalha para a manutenção de uma cultura empresarial sadia e inteligente.

Vale considerar muito mais do que uma simples prestação de contas:

Risco contábil

Cálculo de despesas operacionais

Apuração de impostos

Guarda dos comprovantes – perda das informações *Mínimo 5 anos

Risco de Passivo Trabalhista

Colaborador considerar depósitos em conta como composição salarial

Malha Fina no IRPF pela ausência de declaração de receitas creditadas em conta

Noção Gerencial Comprometida

Onde estamos gastando mais? Como reduzir?

Os gastos são confiáveis?

Que tal poder obter total controle do seu processo de prestação de contas e contar com agilidade e dinamismo:

Reembolsos e adiantamentos, despesas de fundo fixo – as “caixinhas” de emergência -, pagamentos de fornecedores e gestão dos cartões corporativos.

Prestação de Contas via aplicativo móvel (smartphones) com lançamentos de despesas, inclusive off-line e/ou realizar lançamentos via internet.

Leitura de QRCode de documentos diversos e o preenchimento automático de dados de valores e datas com uma integração direta com a SEFAZ.

Política de Despesas para definir: Regra de valor máximo por dia; Regra de valor máximo por tipo de despesa; Regras restritivas ou alertas e Grupos de regras variáveis.

Definir e acompanhar por Centros de Custos e de Projetos (que podem conter políticas específicas individuais) contendo: Naturezas de despesas personalizadas e Campos customizáveis.

Realizar leituras de OCR para: Identificar despesas proibidas como (cerveja, cigarro, etc.) de maneira automatizada, Identificar comprovantes duplicados e poder validar automaticamente data e valor de cada comprovante.

Controlar os Reembolsos de KM com base no registro, seja via Google Maps ou via GPS.

Acompanhar por meio de dashboard / painel sua Gestão de Gastos; realizar a exportação dos relatórios de despesa de forma individualizada e até criar e exportar seus relatórios consolidados de despesas.

E, é sempre bom lembrar que:

Ao investir e adotar nossa solução TIC para os movimentos financeiros comuns em sua empresa, além de acabar com as desculpas e estresses dos envolvidos, ocorre um ganho submerso valioso, que contém a transparência, o respeito às leis, regras e normas governamentais e das políticas internas e mais, aquelas visitas da fiscalização deixam de ser trágicas.